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Prozesse bestehen aus den funktionsübergreifend verketteten, wertschöpfenden Tätigkeiten einer Organisation, um die Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen zu decken. Sie dienen der Umsetzung der Strategien einer Organisation. Ein Prozess wird durch einen Input angestossen und erzeugt am Schluss einen definierten Output.

Den Input gibt ein interner oder externer Kunde in unterschiedlichen Formen wie beispielsweise eine Bürgeranfrage, ein Gesuch um eine Baubewilligung, ein politischer Auftrag für eine Rechtsetzung, ein gesetzlicher Auftrag zur Bereitstellung von Schulraum etc.. Entsprechend ist der Output eine verbindliche Auskunft, eine Baubewilligung, ein neues Reglement oder der Bau einer Turnhalle.

Vom Input bis zum Output ist oft ein längerer und komplexer Weg. Es geht darum, alle erforderlichen Tätigkeiten von den dafür geeigneten Stellen bzw. Personen rechtzeitig sowie qualitativ und quantitativ richtig zu erhalten. Prozesse müssen deshalb definiert, organisiert, geleitet und kontrolliert werden. Notwendig ist somit ein Prozessmanagement, das beabsichtigt, die eigenen Prozesse zu beherrschen, zu steuern, sie auf die Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen auszurichten und die Produktivität zu steigern.

Prozesse lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:

Führungsprozesse

In den Führungsprozessen wird die Führung der Organisation beschrieben. Sie umfassen u.a. die Steuerungsprozesse der Planung (z.B. Legislaturplanung, Budget) und des Berichtwesens (z.B. Geschäftsbericht). 

Kernprozesse oder Leistungserstellungsprozesse

In den Kernprozessen findet die eigentliche Wertschöpfung im Rahmen der Erstellung der Dienstleistung oder eines Produktes für die Kundschaft statt. Hierfür braucht es die Kernkompetenzen einer Organisation. Kernprozesse der Stadt sind beispielsweise die Entsorgung, die Existenzsicherung und Integration, das Einwohnermeldewesen oder schul- und familienergänzende Angebote.

Supportprozesse

Die Tätigkeiten in den Supportprozessen unterstützen die anderen Prozesse. Ohne sie ist die Leistungserstellung nicht möglich. Hier finden sich beispielsweise IT-Tätigkeiten, das Rechnungswesen, die Immobilienverwaltung, der Rechtsdienst etc..

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